Bundesfreiwilligendienst · Leipzig hilft dolmetschen
Dein Handbuch für Sprachmittlung & Datenpflege
Hier findest du alles, was du für deine täglichen Aufgaben brauchst – von der ersten Anfrage bis zur fertigen Dokumentation. Klar erklärt, Schritt für Schritt.
Als Sprachmittler:in im Bundesfreiwilligendienst arbeitest du auf der Plattform Leipzig hilft dolmetschen. Deine zentrale Anlaufstelle ist home.dsf-leipzig.de. Dort kannst du dich zu Bildungsseminaren anmelden, kommende und vergangene Seminare ansehen, dich krankmelden, wenn es dir einmal nicht gut geht, und deinen Urlaub eintragen.
Zu jedem dieser Bereiche gibt es eine eigene Seite mit ausführlichen Erklärungen. Auf dieser Seite geht es um deine beiden täglichen Hauptaufgaben: die Sprachmittlung und die Datenpflege.
Deine Arbeitszeit
Typische Wochenstruktur
Du arbeitest 20 Stunden pro Woche. Wie sich diese Stunden verteilen, hängt davon ab, ob in der Woche ein Seminar ansteht. Es gibt drei typische Wochenarten:
Wie wird der Zeitaufwand bei der Sprachmittlung berechnet?
Bei der Datenpflege ist die Zeiterfassung einfach: Du notierst, von wann bis wann du gearbeitet hast – zum Beispiel Montag von 9:00 bis 9:30 Uhr, also 30 Minuten. Bei der Sprachmittlung ist das schwieriger, denn zu einem einzigen Termin gehören viele kleine Aufgaben. Damit du diese Zeiten nicht mühsam einzeln zusammenrechnen musst, arbeiten wir mit pauschalen Zeitwerten. Sie bilden den Aufwand realistisch ab und machen die Abrechnung für dich deutlich einfacher.
Welche Aufgaben gehören zu einem bestätigten Termin?
Täglich einloggen und nach passenden Anfragen schauen
Kontakt mit der Klient:in aufnehmen
Vorbereitung – Bestätigung ausdrucken
Dokumentation des Termins
Deine Arbeitswoche hat fünf Tage. Bei den ersten fünf Begleitungen einer Woche ist es so, als würdest du ganz normal zur Arbeit fahren – diese Fahrt zählt nicht extra. Erst ab dem 6. Termin rechnen wir eine Pauschale von 40 Minuten für Hin- und Rückfahrt. Dauert eine Fahrt einmal ungewöhnlich lange, melde das bitte der Koordination.
Pro Termin rechnest du 25 Minuten pauschal für die Organisation. Ab dem 6. Termin der Woche kommen 40 Minuten Fahrtzeit hinzu. Die tatsächliche Dauer der Sprachmittlung vor Ort erfasst du zusätzlich genau (von–bis).
Schritt für Schritt
Von der Anfrage bis zur Dokumentation
So läuft eine Sprachmittlung von Anfang bis Ende ab. Die sechs Schritte bauen aufeinander auf – am besten gehst du sie der Reihe nach durch.
Anfrage wahrnehmen
Logge dich jeden Tag auf leipzig.hilft-dolmetschen.de ein und schau, welche Anfragen offen sind. Tägliches Einloggen ist wichtig, damit du keine passende Begleitung verpasst.
Termin bestätigen oder ausblenden
Unter Offene Anfragen siehst du alle Anfragen, die zu deinen Sprachen passen. Du hast zwei Möglichkeiten:
- Passt eine Anfrage nicht zu dir? Markiere sie und klicke auf „Ausblenden".
- Möchtest du eine Anfrage übernehmen? Klicke auf „Begleitung annehmen".
Kontakt aufnehmen
Sobald du eine Anfrage angenommen hast, meldest du dich direkt bei der Klientin oder dem Klienten – per Telefon oder WhatsApp. Dieser frühe Kontakt ist wichtig: Die Person soll die Gewissheit haben, dass sie jemand zum Termin begleitet.
Geht niemand ran, versuchst du es später noch einmal oder am nächsten Tag.
Wenn dein Einsatz für den Tag vorbei ist, darfst du dein Diensthandy ruhig ausschalten oder beiseitelegen.
Termin absagen – falls nötig
Manchmal kannst du einen Termin doch nicht wahrnehmen. Unter Meine Termine stornierst du ihn mit dem Button „Ich storniere". Die Anfrage wird dann wieder für andere Sprachmittler:innen frei.
Bitte informiere in diesem Fall immer deine Koordination. Eine eigene Absage sollte die Ausnahme bleiben und nur bei Krankheit oder in wirklich wichtigen Situationen während deines Dienstes erfolgen. Sagt umgekehrt die Klientin oder der Klient ab, klickst du auf „Klient storniert" (im Auftrag).
Sprachmittlung durchführen
Jetzt findet die eigentliche Sprachmittlung statt. Wie du dabei professionell und respektvoll handelst, beschreibt das Praxishandbuch „Sprachmittlung auf Augenhöhe. Ein Praxishandbuch zum Dolmetschen an Kita und Schule" von Eva Stoelzel, Julia Ritter, Ariana Savoji und Ina Siebers. Sechs Grundhaltungen sind dabei besonders wichtig – du findest sie ausführlich im nächsten Abschnitt.
Nimm zu jedem Termin das ausgedruckte Dokument „Bestätigung" mit. Darauf sammelst du drei Unterschriften: die des Einsatzortes, die der Klient:in und deine eigene. Die unterschriebenen Bestätigungen behältst du zunächst bei dir. Einmal im Monat, am ersten Montag, gibst du sie im Büro in der Berliner Straße ab.
Dokumentieren
Erstelle nach jedem Termin den digitalen Bericht unter Meine Termine auf der Plattform. Damit ist dein Einsatz vollständig erfasst und abgeschlossen.
Sprachmittlung auf Augenhöhe
Die sechs Grundhaltungen
Diese sechs Haltungen geben dir Orientierung für deine Arbeit vor Ort. Sie helfen dir, fair, vertrauenswürdig und zugleich selbstfürsorglich zu handeln.
Schweigepflicht
Was im Termin besprochen wird, bleibt im Termin. Bei diesen oft sehr persönlichen Gesprächen dürfen keine Informationen nach außen dringen. So schützt du die Privatsphäre der Klient:innen und aller anderen Beteiligten.
Vollständigkeit & Korrektheit
Alles, was gesagt wird, mittelst du auch. Dabei geht es nicht um eine Wort-für-Wort-Übersetzung, sondern darum, den Sinn vollständig wiederzugeben. Du entscheidest nicht selbst, welche Information wichtig ist und welche nicht.
Allparteilichkeit
Du bleibst neutral und wertest nicht. Die Sprachmittlung läuft für alle Seiten fair ab, ohne dass eine Seite bevorzugt wird.
Transparenz
Niemand wird ausgeschlossen. Du bindest alle Beteiligten ins Gespräch ein – das schafft Vertrauen auf allen Seiten.
Verantwortungsbewusstsein
Kenne deine Stärken und deine Grenzen. Übernimm nur Anfragen, denen du dich gewachsen fühlst – und sag offen, wenn dich eine Situation überfordert.
Professionelle Empathie
Versetze dich in die Lage der Person, die du begleitest – und wahre zugleich die nötige professionelle Distanz. So kannst du helfen, ohne die Sorgen der anderen mit nach Hause zu nehmen.
Zum Nachschauen
Tutorials & Bibliothek
In diesen Videotutorials zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie die Plattform Leipzig hilft dolmetschen funktioniert:
- 🎬 Mein Konto
- 🎬 Offene Anfragen
- 🎬 Anfragen bestätigen
- 🎬 Kontaktaufnahme
- 🎬 Terminabsagen
- 🎬 Dokumentieren
- 🎬 Abrechnung
📚 Nützliche Online-Bibliothek
Leitfäden, Vokabellisten, Ablaufhilfen und Infos zu häufigen Einsatzbereichen.
Zweite Hauptaufgabe
Datenpflege im System
Neben der Sprachmittlung pflegst du die Daten im System. Deine Aufgabe dabei: Bei neuen Anfragen prüfst du die noch ungeprüften Anschriften der Einsatzorte (Locations). Schau dir dazu am besten zuerst die Video-Anleitung an.
Location bei neuen Anfragen prüfen
Gehe diese Schritte der Reihe nach durch. Ziel ist es, jede Anfrage mit einer korrekten, geprüften Location zu verknüpfen und doppelte Einträge zu vermeiden.
Einloggen
Öffne leipzig.hilft-dolmetschen.de, gib deinen Benutzernamen und dein Passwort ein und klicke auf Anmelden. Wechsle nach dem Login zur Übersicht der BeaS-Sprachmittlungen.
Anfragen mit ungeprüfter Location finden
Setze den Filter „Location" auf ungeprueft. So siehst du nur die Anfragen, deren Einsatzort noch geprüft werden muss.
Prüfen, ob die Location schon existiert
Sieh dir den Namen oder die Straße der ungeprüften Location aus der Anfrage an. Suche dann im Suchfeld oben links nach derselben oder einer sehr ähnlichen Location. Achte dabei auf eine einheitliche Schreibweise – sonst entstehen leicht Dubletten:
Straßen und Hausnummern / Adressangaben
- Straßenname und Hausnummer müssen vorhanden sein, sofern es sich nicht nachweislich um eine offizielle Adresse ohne Hausnummer handelt.
- Die Schreibweise des Straßennamens muss grammatikalisch und amtlich korrekt sein.
- Das Wort „Straße“ wird immer mit „ß“ geschrieben, niemals als „Strasse“.
- Abkürzungen wie „Str.“ werden nicht verwendet; „Straße“ wird ausgeschrieben.
- „Straße“ wird korrekt großgeschrieben, z. B. „Delitzscher Straße“, nicht „Delitzscher straße“.
- Zusammengesetzte Straßennamen werden mit Bindestrichen und ohne Leerzeichen geschrieben, z. B. „Karl-Heine-Straße“.
- Mehrteilige Straßennamen, die nicht zusammengeschrieben werden, behalten das korrekte Leerzeichen, z. B. „Wurzner Straße“, nicht „Wurznerstraße“.
- Umlaute werden als „ä“, „ö“ und „ü“ geschrieben, nicht als „ae“, „oe“ oder „ue“.
- Eigennamen in Straßennamen müssen exakt korrekt geschrieben sein, z. B. Personen-, Orts- oder historische Namen.
- Die Hausnummer steht immer nach dem Straßennamen und ist durch genau ein Leerzeichen getrennt.
- Doppelte Leerzeichen, führende Leerzeichen, nachgestellte Leerzeichen und unsichtbare Sonderleerzeichen werden entfernt.
- Hausnummernbereiche werden ausschließlich mit normalem Bindestrich ohne Leerzeichen geschrieben, z. B. „6-10“, nicht „6 – 10“, „6–10“ oder „6- 10“.
- Hausnummernzusätze werden klein und ohne Leerzeichen direkt an die Zahl angehängt, z. B. „10a“, nicht „10 A“ oder „10A“.
- Nach der Hausnummer stehen keine überflüssigen Satzzeichen, z. B. kein Komma oder Punkt am Ende.
Suche je nach Fall gezielt nach Straße und Hausnummer oder nach Name bzw. E-Mail der Einrichtung. Prüfe so, ob bereits eine passende, geprüfte Location vorhanden ist.
Wenn die Location schon vorhanden ist
Wähle die vorhandene, geprüfte Location aus und ersetze damit die ungeprüfte Location in der Anfrage. Prüfe noch einmal, ob sie wirklich zur Anfrage passt, und speichere die Änderung. Die Anfrage ist nun mit einer geprüften Location verknüpft.
Wenn die Location noch nicht vorhanden ist
Recherchiere die Location extern, zum Beispiel über Google oder die Webseite der Einrichtung, und vervollständige die Angaben:
- Offizieller Name der Einrichtung
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl
- Ort
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse (wenn keine E-Mail vorhanden ist, dann keine@mail.de stattdessen benutzen)
- Webseite (nur wenn vorhanden)
Ordne anschließend die Art der Einrichtung zu – etwa Arztpraxis, Klinik, Schule, Bank, Behörde, Beratungsstelle oder eine andere Einrichtung. Trage die recherchierten Kontaktdaten ein, markiere die Location als geprüft und speichere sie.
Sonderfall: neue private Locations
Handelt es sich um eine Privatadresse, recherchiere den Ort online (zum Beispiel über Google Maps) und gleiche die Daten ab bzw. korrigiere sie: Bezeichnung (etwa „private Wohnung für Pflegedienstbesuch"), Straßenname, PLZ und Stadt.
Die Adresskategorie wird hier immer auf privat gesetzt. Der Kontakt selbst darf als „geprüft" markiert werden.
Ergebnis prüfen
Kontrolliere zum Schluss, ob die Anfrage jetzt mit der richtigen, geprüften Location verknüpft ist und der Status ungeprueft nicht mehr fälschlich an ihr hängt. Stelle außerdem sicher, dass sich die neu geprüfte Location künftig wiederverwenden lässt.
Leipzig hilft dolmetschen · Ein Angebot der Deutsch-Spanische Freundschaft e. V. (DSF e. V.)
Bei Fragen zu deinen Aufgaben wende dich jederzeit an deine Koordination.